Latest articles

Bộ Tài chính ban hành Quyết định 2207/QĐ-BTC: Cụ thể hóa quy trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hải quan

Ngày 14/8/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2207/QĐ-BTC về việc ban hành quy trình nội bộ, quy trình điện tử đối với việc giải quyết từng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Cục Hải quan. Với hệ thống quy trình được xây dựng tương ứng với từng thủ tục, Quyết định không chỉ xác định trình tự xử lý hồ sơ mà còn làm rõ bộ phận thực hiện, thời gian xử lý, kết quả của từng bước và phương thức thực hiện trên các hệ thống điện tử. Các quy trình được thiết kế cho cả những thủ tục được tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Cục Hải quan và những thủ tục được giải quyết tại các đơn vị hải quan trực tiếp thực hiện, trong đó có Chi cục Hải quan khu vực, Hải quan cửa khẩu và Hải quan ngoài cửa khẩu.

Đây là nội dung đáng chú ý trong tổ chức giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Hải quan, thay vì chỉ xác định chung cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hệ thống quy trình kèm theo Quyết định đi sâu đến từng công đoạn xử lý hồ sơ. Từ khâu tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, phân công xử lý, thẩm định, phê duyệt đến phát hành hoặc trả kết quả, các bước được xác định theo từng thủ tục và gắn với bộ phận, thời gian, kết quả tương ứng. Đối với những thủ tục thực hiện trên môi trường điện tử, quy trình còn thể hiện việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và cập nhật kết quả trên hệ thống nghiệp vụ.

Từ quy định về thủ tục đến quy trình xử lý cụ thể

Trong thực tế giải quyết thủ tục hành chính, một thủ tục được công bố với thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện và thời hạn giải quyết mới chỉ phản ánh các yêu cầu cơ bản đối với tổ chức, cá nhân. Để thủ tục được vận hành thống nhất trong cơ quan nhà nước, cần xác định cụ thể hồ sơ được tiếp nhận ở đâu, chuyển đến bộ phận nào, ai thực hiện từng khâu, thời gian xử lý bao lâu và kết quả được hình thành ở bước nào.

Quyết định 2207/QĐ-BTC tập trung vào chính nội dung này. Các quy trình ban hành kèm theo Quyết định được xây dựng theo từng thủ tục hành chính, trong đó thể hiện tương đối đầy đủ chuỗi xử lý từ khi hồ sơ được tiếp nhận cho đến khi hoàn thành việc giải quyết. Cách thể hiện này giúp phân định rõ hơn trách nhiệm xử lý giữa Bộ phận Một cửa, bộ phận nghiệp vụ, lãnh đạo đơn vị, văn thư và các bộ phận có liên quan tùy theo đặc điểm của từng thủ tục.

Điểm quan trọng là các bước xử lý không được thiết kế theo một khuôn mẫu duy nhất cho toàn bộ thủ tục hành chính. Tùy tính chất từng thủ tục, quy trình có thể bắt đầu từ việc tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên môi trường điện tử; sau đó được chuyển đến bộ phận chuyên môn để kiểm tra, thẩm định, xử lý và trình cấp có thẩm quyền quyết định. Những trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hoặc chưa đủ điều kiện giải quyết cũng được thể hiện trong quy trình với hướng xử lý tương ứng.

Qua đó, quy trình nội bộ và quy trình điện tử được đặt trong cùng một mạch xử lý, phản ánh cả công việc của công chức, lãnh đạo đơn vị và các thao tác trên hệ thống điện tử, thay vì chỉ mô tả các bước nghiệp vụ một cách khái quát.

Phân định rõ nơi tiếp nhận và nơi giải quyết

Một nội dung được thể hiện xuyên suốt trong hệ thống quy trình là sự phân biệt giữa các thủ tục được tiếp nhận, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa của Cục Hải quan với các thủ tục được giải quyết trực tiếp tại đơn vị hải quan có thẩm quyền.

Theo đó, đối với nhóm thủ tục được tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Cục Hải quan, hồ sơ sau khi được kiểm tra ban đầu sẽ được chuyển đến đơn vị chuyên môn để xử lý. Tùy từng thủ tục, quy trình tiếp theo có thể bao gồm phân công chuyên viên, nghiên cứu và thẩm định hồ sơ, đối chiếu thông tin, dự thảo văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển kết quả về Bộ phận Một cửa để trả cho tổ chức, cá nhân.

Trong khi đó, đối với các thủ tục không tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Cục Hải quan, cũng như các thủ tục thuộc thẩm quyền của Chi cục Hải quan khu vực, Hải quan cửa khẩu hoặc Hải quan ngoài cửa khẩu, quy trình được thiết kế phù hợp với nơi trực tiếp thực hiện thủ tục. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể được tiếp nhận tại đơn vị, chuyển đến Phòng/Đội nghiệp vụ, được lãnh đạo phân công công chức xử lý và thực hiện các bước kiểm tra, thẩm định, giải quyết theo đặc thù nghiệp vụ.

Cách phân định này được thể hiện khá rõ trong Phụ lục II. Chẳng hạn, đối với thủ tục xem hàng hóa trước khi khai hải quan (mã 1.007840), quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và chuyển hồ sơ đến bộ phận giải quyết; các bước tiếp theo được tổ chức theo trách nhiệm của đơn vị trực tiếp xử lý. Với những thủ tục gắn với hoạt động khai báo, kiểm tra hoặc xử lý trên hệ thống nghiệp vụ hải quan, quy trình còn thể hiện các thao tác tương ứng trên hệ thống.

Việc quy định theo từng địa điểm và cấp thực hiện cũng phù hợp với thực tế tổ chức bộ máy của ngành Hải quan, trong đó cùng một hệ thống thủ tục hành chính có thể được giải quyết ở các cấp, đơn vị khác nhau tùy theo thẩm quyền được xác định trong quyết định công bố thủ tục hành chính.

Quy trình được cụ thể hóa đến từng công đoạn xử lý

Một điểm dễ nhận thấy trong các phụ lục của Quyết định 2207/QĐ-BTC là mức độ chi tiết của từng quy trình. Mỗi thủ tục được trình bày theo các bước xử lý, đồng thời xác định bộ phận thực hiện, thời gian và kết quả tương ứng. Điều này cho phép nhìn được toàn bộ đường đi của hồ sơ thay vì chỉ xác định một cách chung chung “cơ quan Hải quan giải quyết”.

Ví dụ, với thủ tục đề nghị, gia hạn và chấm dứt thời hạn kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có yêu cầu bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ và bổ sung, thay đổi thông tin đề nghị kiểm tra, giám sát (mã 1.007797), hồ sơ được Bộ phận Một cửa tiếp nhận, kiểm tra trước khi chuyển đến bộ phận chuyên môn. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, quy trình xác định việc nghiên cứu, lập văn bản yêu cầu hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các bước phê duyệt, phát hành theo quy định. Khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, chuyên viên thực hiện nghiên cứu, đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu về sở hữu trí tuệ để làm cơ sở xử lý, trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Tổng thời gian giải quyết thủ tục được xác định là 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Ở một số thủ tục khác, trình tự xử lý có sự tham gia của nhiều bộ phận hơn hoặc gắn với việc kiểm tra thực tế. Chẳng hạn, đối với thủ tục tạm dừng kho, bãi, địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan (mã 1.009110), quy trình thể hiện việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ tại đơn vị thực hiện, tiếp đó là các bước kiểm tra, xử lý và báo cáo theo thẩm quyền. Với những thủ tục liên quan đến kho, bãi, địa điểm, quy trình vì vậy không chỉ dừng ở việc kiểm tra hồ sơ mà còn gắn với việc kiểm tra thực tế theo nội dung của thủ tục.

Ở chiều ngược lại, một số thủ tục có tính chất thuần túy điện tử được tổ chức theo hướng giảm các khâu xử lý hồ sơ giấy. Đối với thủ tục xử lý tiền thuế, khoản thu khác, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (mã 1.012843), quy trình quy định việc tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan; tùy kết quả kiểm tra, cơ quan Hải quan thực hiện các bước để ban hành quyết định hoàn hoặc thông báo về tình trạng hồ sơ. Trường hợp hệ thống chưa có chức năng ký số hoặc hồ sơ được thực hiện bằng giấy thì quy trình cũng xác định cách xử lý tương ứng. Tổng thời gian thực hiện thủ tục được quy định là 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ theo quy định, không bao gồm thời gian người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.

Những quy định như vậy cho thấy quy trình được xây dựng không chỉ để xác định “ai giải quyết” mà còn mô tả cách hồ sơ được vận hành trong từng trường hợp cụ thể.

Gắn xử lý hồ sơ với môi trường điện tử

Cùng với việc xác định trách nhiệm của từng bộ phận, nhiều quy trình tại Quyết định 2207/QĐ-BTC thể hiện rõ sự tham gia của các hệ thống điện tử trong quá trình giải quyết thủ tục.

Ở những thủ tục được thực hiện trực tuyến, việc tiếp nhận hồ sơ có thể được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc các hệ thống nghiệp vụ của ngành Hải quan. Hồ sơ sau khi tiếp nhận được chuyển đến bộ phận chuyên môn; các bước phân công, kiểm tra, xử lý và cập nhật kết quả được ghi nhận trên hệ thống theo quy trình tương ứng.

Đối với các thủ tục hải quan có liên quan trực tiếp đến tờ khai điện tử, hệ thống VNACCS/VCIS tiếp tục là một thành phần trong quá trình xử lý. Các bước như phân công kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa, cập nhật kết quả kiểm tra, xử lý kết quả và thông quan được quy định gắn với thao tác nghiệp vụ trên hệ thống. Trong trường hợp phải kiểm tra thực tế, quy trình cũng xác định trách nhiệm của công chức được phân công và việc cập nhật kết quả kiểm tra theo quy định.

Một số thủ tục khác lại sử dụng hệ thống để tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra thông tin và trả kết quả điện tử. Chẳng hạn, với thủ tục đăng ký mới, bổ sung thời hạn sử dụng, thu hồi tài khoản truy cập Cổng thông tin tờ khai hải quan điện tử, các bước tiếp nhận và xử lý được tổ chức theo hướng gắn với thông tin đăng ký trên hệ thống. Tương tự, đối với một số thủ tục liên quan đến tài khoản sử dụng các hệ thống điện tử của ngành Hải quan, việc tiếp nhận và xử lý thông tin được thiết kế phù hợp với phương thức giao dịch điện tử.

Như vậy, “quy trình điện tử” trong Quyết định không chỉ được hiểu là đưa hồ sơ lên môi trường mạng. Quy trình còn thể hiện sự luân chuyển hồ sơ, phân công xử lý, ghi nhận kết quả và trao đổi thông tin giữa các bộ phận trên hệ thống, tùy theo đặc điểm của từng thủ tục.

Bao quát nhiều nhóm nghiệp vụ của ngành Hải quan

Các quy trình ban hành kèm Quyết định 2207/QĐ-BTC được sắp xếp theo các nhóm nghiệp vụ, qua đó phản ánh phạm vi khá rộng của hoạt động giải quyết thủ tục hành chính trong ngành Hải quan.

Ở nhóm giám sát quản lý về hải quan, các quy trình bao gồm những thủ tục gắn với hoạt động kiểm tra, giám sát hàng hóa, kho bãi, địa điểm, sở hữu trí tuệ, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và các nghiệp vụ quản lý khác. Một số thủ tục có thể thực hiện chủ yếu trên hồ sơ và hệ thống điện tử, trong khi những thủ tục khác đòi hỏi sự kết hợp giữa xử lý hồ sơ với kiểm tra thực tế.

Nhóm nghiệp vụ thuế hải quan lại tập trung vào các thủ tục liên quan đến miễn thuế, hoàn thuế, xử lý tiền thuế và các khoản thu khác, gia hạn hoặc nộp dần tiền thuế nợ. Chẳng hạn, thủ tục miễn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu để phục vụ bảo đảm an sinh xã hội; hàng hóa nhập khẩu để khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa, dịch bệnh và các trường hợp đặc biệt khác được xác định trong hệ thống quy trình với mã 1.007657. Bên cạnh đó là các thủ tục liên quan đến đại lý hoàn thuế giá trị gia tăng, kết nối kỹ thuật với Cổng thanh toán điện tử hải quan và xử lý tiền thuế, khoản thu khác nộp thừa.

Các quy trình thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và thống kê hải quan có đặc thù khác, khi nhiều nội dung gắn trực tiếp với việc đăng ký, quản lý tài khoản, trao đổi dữ liệu và sử dụng các hệ thống thông tin phục vụ hoạt động hải quan. Trong khi đó, các quy trình thuộc lĩnh vực kiểm tra sau thông quan được bố trí trong nhóm thủ tục được giải quyết tại các đơn vị trực tiếp thực hiện theo phạm vi quy định tại Quyết định.

Việc sắp xếp theo lĩnh vực nghiệp vụ giúp hệ thống quy trình có cấu trúc rõ ràng, đồng thời phù hợp với chức năng xử lý của từng đơn vị trong quá trình giải quyết thủ tục.

Thời gian xử lý được xác định cụ thể theo từng thủ tục

Một nội dung có ý nghĩa trực tiếp trong quá trình tổ chức giải quyết hồ sơ là thời gian thực hiện. Thay vì chỉ xác định tổng thời hạn ở cấp thủ tục, các quy trình kèm theo Quyết định 2207/QĐ-BTC phân bổ thời gian cho từng bước xử lý ở những trường hợp cần thiết.

Cách thể hiện này cho phép xác định rõ thời gian dành cho khâu tiếp nhận, phân công, nghiên cứu hồ sơ, thẩm định, trình ký, phát hành và trả kết quả.

Đối với những thủ tục có nhiều tình huống xử lý, thời gian cũng được xác định tương ứng với từng trường hợp. Điều này thể hiện khá rõ ở những thủ tục mà hồ sơ có thể phải bổ sung, giải trình hoặc cần kiểm tra thực tế trước khi có kết quả cuối cùng. Thời gian giải quyết được tính theo điều kiện và mốc thời gian được quy định đối với từng thủ tục, tránh cách hiểu rằng mọi hồ sơ đều được xử lý theo một chuỗi bước và thời gian giống nhau.

Việc quy định cụ thể thời gian ở từng công đoạn cũng giúp các đơn vị có cơ sở tổ chức, theo dõi quá trình xử lý hồ sơ trong nội bộ.

Một hệ thống quy trình được thiết kế theo đặc thù từng thủ tục

Nhìn tổng thể, điểm nổi bật của Quyết định 2207/QĐ-BTC không nằm ở việc đưa ra một trình tự chung áp dụng cho tất cả thủ tục hành chính, mà ở việc xây dựng quy trình tương ứng với đặc điểm của từng thủ tục.

Có thủ tục chủ yếu gồm các bước tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định hồ sơ; có thủ tục phải đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu chuyên ngành; có thủ tục gắn với kiểm tra thực tế hàng hóa, kho bãi hoặc địa điểm; cũng có thủ tục được xử lý chủ yếu trên hệ thống điện tử. Tương ứng với từng trường hợp, cơ quan thực hiện, bộ phận xử lý, thời gian và kết quả ở mỗi bước được xác định khác nhau.

Chẳng hạn, với các thủ tục liên quan đến hoạt động khai báo và kiểm tra hàng hóa, quy trình có thể gắn với việc phân luồng, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế và cập nhật kết quả trên hệ thống. Với thủ tục về tài khoản điện tử, trọng tâm lại nằm ở việc tiếp nhận và kiểm tra thông tin đăng ký, xác thực dữ liệu và cập nhật trạng thái trên hệ thống. Đối với thủ tục thuế, các bước xử lý tập trung vào việc kiểm tra hồ sơ, xác định điều kiện giải quyết và ban hành kết quả theo quy định về quản lý thuế.

Sự khác nhau này được phản ánh khá đầy đủ trong hai phụ lục của Quyết định, qua đó tạo thành một hệ thống quy trình thống nhất về cách thức trình bày nhưng linh hoạt theo tính chất của từng thủ tục.

Gắn với yêu cầu tổ chức giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

Quyết định 2207/QĐ-BTC được ban hành trong bối cảnh việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã được quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 03/2025/TT-VPCP. Các quy định này đặt ra trình tự từ tiếp nhận, chuyển hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả, trong đó xác định trách nhiệm của cơ quan, bộ phận tham gia vào quá trình xử lý.

Trong hệ thống quy trình của ngành Hải quan, các yêu cầu đó được thể hiện cụ thể theo đặc thù từng thủ tục. Đối với thủ tục tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa, quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó chuyển đến đơn vị chuyên môn xử lý và thực hiện các bước tiếp theo cho đến khi hoàn thành kết quả. Đối với những thủ tục được giải quyết tại đơn vị Hải quan trực tiếp thực hiện, quy trình được tổ chức phù hợp với địa điểm và thẩm quyền giải quyết của đơn vị đó.

Đáng chú ý, trong các quy trình cũng có sự phân biệt giữa trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện. Đây là một nội dung được thể hiện cụ thể qua các bước xử lý, thời gian và kết quả tương ứng, giúp quy trình nội bộ bám sát hơn quá trình xử lý hồ sơ trên thực tế.

Cụ thể hóa trách nhiệm xử lý trong toàn bộ vòng đời hồ sơ

Từ tiếp nhận đến hoàn tất, mỗi hồ sơ được đặt trong một chuỗi xử lý có sự tham gia của nhiều vị trí khác nhau. Tùy từng thủ tục, đó có thể là công chức tại Bộ phận Một cửa, văn thư, lãnh đạo phòng hoặc đội, công chức trực tiếp giải quyết, lãnh đạo đơn vị và các bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

Việc xác định các vị trí này trong từng bước giúp phân biệt rõ trách nhiệm của khâu tiếp nhận với khâu chuyên môn và khâu phê duyệt. Đối với một số quy trình, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, việc yêu cầu bổ sung được thực hiện theo một chuỗi riêng; nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, hồ sơ chuyển sang các bước thẩm định và giải quyết. Sau khi có kết quả, quy trình tiếp tục xác định khâu phát hành, chuyển và trả kết quả.

Đặc biệt, ở các thủ tục được thực hiện trên môi trường điện tử, nhiều bước xử lý được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống. Điều này giúp quy trình không chỉ phản ánh trách nhiệm của từng vị trí mà còn thể hiện được điểm chuyển tiếp giữa các công đoạn trong quá trình giải quyết.

Với cách tiếp cận này, Quyết định 2207/QĐ-BTC đưa các quy định về thủ tục hành chính vào một trình tự xử lý cụ thể, từ đó hình thành bộ quy trình có thể sử dụng trong tổ chức thực hiện tại các đơn vị Hải quan.

Thông tin cần lưu ý khi thực hiện thủ tục

Đối với tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực hải quan, Quyết định 2207/QĐ-BTC là căn cứ để nắm được trình tự tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trách nhiệm của các bộ phận, đơn vị Hải quan trong quá trình giải quyết thủ tục. Tuy nhiên, để thực hiện đầy đủ từng thủ tục, tổ chức, cá nhân cần đồng thời căn cứ quyết định công bố thủ tục hành chính và các quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan, nhất là về thành phần hồ sơ, điều kiện thực hiện, cơ quan có thẩm quyền và thời hạn giải quyết.

Đối với những thủ tục được thực hiện tại nhiều cấp hoặc do các đơn vị Hải quan khác nhau giải quyết, nơi nộp hồ sơ được xác định theo cơ quan thực hiện thủ tục hành chính được quy định tại quyết định công bố. Vì vậy, tổ chức, cá nhân cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện thủ tục, đồng thời đối chiếu với quy định cụ thể của từng thủ tục để lựa chọn nơi nộp hồ sơ phù hợp.

Các phụ lục ban hành kèm Quyết định 2207/QĐ-BTC tập trung cụ thể hóa quá trình xử lý hồ sơ trong nội bộ cơ quan Hải quan, từ tiếp nhận, kiểm tra, phân công, xử lý nghiệp vụ đến phê duyệt và trả kết quả, tương ứng với từng phương thức thực hiện. Qua đó, Quyết định tạo cơ sở để các đơn vị Hải quan tổ chức giải quyết thủ tục thống nhất, đồng thời giúp tổ chức, cá nhân có thêm thông tin để theo dõi và nắm bắt quá trình xử lý hồ sơ sau khi thủ tục được tiếp nhận./.