Latest articles

Thúc đẩy thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo hướng thuận tiện, chủ động và dựa trên dữ liệu

Từ ngày 10/10/2026, Thông tư số 14/2026/TT-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chính thức có hiệu lực. Với nhiều quy định cụ thể về số hóa hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động và tái cấu trúc quy trình, Thông tư tiếp tục hoàn thiện cách thức tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trong môi trường số, hướng tới giảm giấy tờ, giảm thao tác và nâng cao trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp.

Nếu như trước đây, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử thường được nhìn nhận chủ yếu ở việc chuyển từ nộp hồ sơ trực tiếp sang nộp hồ sơ trực tuyến, thì các quy định tại Thông tư 14/2026/TT-BTP cho thấy yêu cầu cao hơn: quy trình phải được thiết kế lại để khai thác tốt hơn dữ liệu đã có, giảm những thông tin người dân, doanh nghiệp phải khai lại và từng bước cung cấp dịch vụ theo hướng chủ động hơn. Thông tư hướng dẫn bốn nhóm nội dung lớn gồm: số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu xây dựng dịch vụ công trực tuyến; dịch vụ công trực tuyến chủ động; và rà soát, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Một trong những nội dung quan trọng của Thông tư là làm rõ hơn yêu cầu đối với việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, số hóa được xác định là quá trình chuyển thông tin thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thành dữ liệu điện tử. Đồng thời, dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để có thể tái sử dụng trong giải quyết các thủ tục hành chính khác có liên quan.

Điểm đáng chú ý là Thông tư không đặt ra yêu cầu số hóa một cách cơ học đối với mọi loại giấy tờ. Những giấy tờ, tài liệu đã được cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý không phải thực hiện số hóa lại. Các giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ hoặc tài liệu mật cũng thuộc trường hợp không thực hiện số hóa theo quy định của Thông tư.

Quy định này cho thấy một định hướng rõ ràng: số hóa không phải để tạo thêm một bản điện tử của giấy tờ đã tồn tại ở nơi khác, mà phải hướng tới hình thành dữ liệu có thể khai thác và sử dụng lại.

Để dữ liệu số hóa có thể thực sự phục vụ quá trình giải quyết thủ tục, Thông tư quy định việc bóc tách dữ liệu phải bao gồm các thông tin đặc tả cơ bản như mã loại giấy tờ, mã định danh của tổ chức, cá nhân, tên giấy tờ, số ký hiệu, ngày cấp, cơ quan cấp, trích yếu nội dung, thời hạn và phạm vi có hiệu lực nếu có.

Sau khi kết quả số hóa được ký số cơ quan, lưu trữ theo quy định và có giá trị pháp lý, dữ liệu đặc tả đã được bóc tách có giá trị sử dụng như thông tin trong giấy tờ được số hóa.

Dịch vụ công trực tuyến phải đi cùng với đơn giản hóa quy trình

Một nội dung có ý nghĩa thực tiễn lớn của Thông tư 14/2026/TT-BTP là quy định cụ thể hơn các điều kiện để một thủ tục hành chính được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến. Theo Thông tư, không phải chỉ cần xây dựng chức năng tiếp nhận hồ sơ trên mạng là đủ. Trước khi cung cấp trực tuyến, thủ tục phải được tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu.

Trong đó, biểu mẫu điện tử phải được thiết kế theo hướng giảm thông tin người thực hiện phải điền; kết quả giải quyết và thành phần hồ sơ đã được số hóa phải được tái sử dụng; thông tin, dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành phải được khai thác tự động để cắt giảm giấy tờ phải đính kèm. Quy trình cũng phải góp phần giảm việc đi lại, tiếp xúc trực tiếp của người dân, doanh nghiệp và giảm những bước xử lý trực tiếp, thủ công tại cơ quan nhà nước.

Đây là điểm quan trọng trong cách tiếp cận đối với dịch vụ công trực tuyến: đưa thủ tục lên môi trường điện tử phải đồng thời làm cho thủ tục đơn giản hơn. Thông tư cũng bổ sung quy định rõ nét hơn đến trải nghiệm của người sử dụng. Dịch vụ công trực tuyến phải bảo đảm sự thống nhất về giao diện, thông báo; đồng bộ và công khai quá trình, kết quả giải quyết với tài khoản của người thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và kết quả trên tài khoản VNeID; thiết kế phù hợp với từng nhóm đối tượng; đồng thời có chức năng phản hồi, đánh giá mức độ hài lòng và tiếp nhận, trả lời phản ánh, kiến nghị.

Như vậy, chất lượng của dịch vụ công trực tuyến không chỉ được đánh giá ở việc hệ thống có tiếp nhận được hồ sơ hay không, mà còn ở mức độ thuận tiện đối với người sử dụng trong toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục.

Từ dịch vụ công trực tuyến đến dịch vụ công trực tuyến “chủ động”

Một điểm mới đáng chú ý của Thông tư là quy định cụ thể về dịch vụ công trực tuyến chủ động. Đây là bước phát triển tiếp theo so với cách thức người dân, doanh nghiệp tự tìm hiểu thủ tục, tự chuẩn bị hồ sơ và chủ động truy cập hệ thống để thực hiện như trước đây.

Thông tư phân chia dịch vụ công trực tuyến chủ động thành các mức độ. Ở mức độ 1, trên cơ sở dữ liệu về thời điểm, sự kiện hoặc nghĩa vụ phát sinh, hệ thống có thể chủ động thông báo, nhắc tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục. Trường hợp pháp luật không có quy định khác, lần thông báo, nhắc nhở đầu tiên được thực hiện trước ngày đến hạn tối thiểu 30 ngày làm việc.

Ở mức độ 2, ngoài việc nhắc thực hiện, hệ thống có thể sử dụng dữ liệu để tự động điền một phần thông tin trong biểu mẫu hoặc thay thế một số thành phần hồ sơ, sau đó đề nghị người thực hiện xác nhận hoặc bổ sung thông tin còn thiếu. Ở mức độ 3, dữ liệu còn được sử dụng để phân tích, so sánh và khuyến nghị phương án dịch vụ công phù hợp trong trường hợp có nhiều phương án cùng hướng tới một mục tiêu hoặc kết quả giải quyết. Việc khuyến nghị phải tính đến các yếu tố như chi phí, thời gian, mức độ thuận tiện và nghĩa vụ phát sinh, đồng thời không làm hạn chế quyền lựa chọn của tổ chức, cá nhân.

Ở mức độ 4, khi có đầy đủ dữ liệu, hệ thống có thể chủ động nhắc, chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án và tự động thực hiện dịch vụ công. Trước khi gửi kết quả chính thức, dự thảo kết quả phải được gửi cho tổ chức, cá nhân để thực hiện quyền xác nhận, từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh theo quy định.

Cách phân chia này cho thấy hướng phát triển của dịch vụ công điện tử ngày càng rõ nét: từ chỗ chờ người sử dụng yêu cầu sang từng bước chủ động hỗ trợ người sử dụng trên cơ sở dữ liệu đã được Nhà nước quản lý và chia sẻ hợp pháp.

Tái cấu trúc để giảm giấy tờ, giảm thao tác

Thông tư cũng dành một chương riêng quy định về rà soát, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính. Mục tiêu của việc tái cấu trúc không chỉ nhằm xây dựng quy trình điện tử, mà phải đạt được một hoặc nhiều kết quả cụ thể như: cắt giảm thủ tục không cần thiết; giảm việc đi lại, tiếp xúc trực tiếp; giảm hồ sơ, giấy tờ tổ chức, cá nhân phải cung cấp; giảm các bước xử lý trực tiếp hoặc thủ công trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Để thực hiện, cơ quan có thẩm quyền phải xác định các hệ thống, cơ sở dữ liệu liên quan và khả năng kết nối, chia sẻ, khai thác; đánh giá khả năng cắt giảm, đơn giản hóa thành phần hồ sơ, quy trình, trình tự thực hiện và trên cơ sở đó xây dựng quy trình điện tử. Đặc biệt, khi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác để thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ, việc tái cấu trúc quy trình phải được hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ thời điểm dữ liệu được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Quy định này tạo sự gắn kết trực tiếp giữa kết nối dữ liệu và cải cách thủ tục hành chính: khi điều kiện dữ liệu đã sẵn sàng thì quy trình giải quyết cũng phải kịp thời được điều chỉnh để người dân, doanh nghiệp có thể thụ hưởng lợi ích từ việc chia sẻ dữ liệu.

Thêm cơ sở để nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp

Thông tư 14/2026/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 10/10/2026. Đối với hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa trước ngày Thông tư có hiệu lực thì không phải thực hiện lại quy trình số hóa theo quy định mới. Với các quy định từ số hóa, bóc tách và tái sử dụng dữ liệu đến tái cấu trúc quy trình, xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác và dịch vụ công trực tuyến chủ động, Thông tư góp phần tạo cơ sở để việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử đi vào chiều sâu hơn.

Đối với lĩnh vực hải quan, nơi hoạt động nghiệp vụ có mức độ điện tử hóa cao và thường xuyên phát sinh giao dịch với doanh nghiệp, tinh thần của Thông tư cũng đặt ra yêu cầu tiếp tục rà soát các quy trình từ góc độ dữ liệu: thông tin nào đã có có thể được khai thác thay vì yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại; thành phần hồ sơ nào có thể được thay thế bằng dữ liệu; bước xử lý nào có thể tự động hóa; biểu mẫu nào có thể tự động điền để giảm thao tác cho người khai.

Khi những yêu cầu này được triển khai đồng bộ, giá trị của dịch vụ công trực tuyến sẽ không chỉ được thể hiện ở việc người dân, doanh nghiệp “có thể làm thủ tục trên mạng”, mà ở một trải nghiệm thiết thực hơn: ít phải khai hơn, ít phải nộp lại giấy tờ hơn, ít phải đi lại hơn và được hệ thống hỗ trợ nhiều hơn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Đó cũng là hướng đi để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực của cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp./.