I. ĐĂNG KÝ KHAI BÁO HẢI QUAN

Trước khi thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số, đăng ký tham gia hệ thống và cài đặt phần mềm đầu doanh nghiệp dùng để đăng ký tờ khai. Gồm có 04 bước thực hiện như sau:

             Bước 1: Đăng ký sử dụng chữ ký số

            1. Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử trước đây thì doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số này mà không cần đăng ký lại.

            2. Trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký chữ ký số: thực hiện đăng ký sử dụng chữ ký số tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn. Doanh nghiệp sau khi vào địa chỉ trên tìm mục “Dịch vụ công” và vào mục“Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”, hệ thống sẽ hiển thị theo màn hình và doanh nghiệp thao tác theo hướng dẫn

Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế, doanh nghiệp được dùng chữ ký số này để đăng ký sử dụng chữ ký số với Tổng cục Hải quan như trên.

            Bước 2: Đăng ký người sử dụng Hệ thống VNACCS/VCIS

Sau khi đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp đăng ký tham gia kết nối với hệ thống VNACCS để được cấp tài khoản truy cập hệ thống.Chi tiết hướng dẫn như sau:

            1. Đối tượng áp dụng

            Quy trình áp dụng cho các đối tượng là doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý hải quan, hãng vận tải, đại lý giao nhận (sau đây gọi tắt là Doanh nghiệp) có mã số thuế thực hiện thủ tục liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá, quá cảnh phương tiện vận tải.

            2. Địa chỉ thực hiện đăng ký

            Việc đăng ký tham gia VNACCS đối với người sử dụng là người khai hải quan sẽ được thực hiện thông qua website của cơ quan Hải quan tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn. Người đăng ký sau khi vào địa chỉ trên tìm đến liên kết “Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS” tại mục “Dịch vụ công”. Hệ thống sẽ hướng dẫn chi tiết đăng ký người sử dụng cho từng đối tượng sử dụng VNACCS.

            3. Các yêu cầu và lưu ý

            - Yêu cầu cài đặt Java theo phiên bản 64 bit hoặc 32 bit theo máy để đọc chữ ký số, bản Java này có tại trang đăng ký người sử dụng.

            - Sử dụng trên trình duyệt  Internet Explorer 7.0 trở lên.

            - Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS phải đăng ký trước thông tin chữ ký số tại website của hải quan tại địa chỉ: www.customs.gov.vn.

            - Khi có bản khai đăng ký mới, sửa hoặc hủy phải một ngày sau khi nhận được phản hồi chấp nhận của hệ thống thì thông tin đăng ký mới có hiệu lực.

              Bước 3: Tải và cài đặt phần mềm đầu cuối cho doanh nghiệp

Để có thể khai báo thủ tục hải quan điện tử, phía doanh nghiệp phải cài đặt phần mềm đầu cuối tại doanh nghiệp. Phần mềm đầu cuối để doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin tờ khai đến Hệ thống VNACCS/VCIS.

Hiện nay có nhiều cách thức cài đặt phần mềm đầu cuối tại doanh nghiệp như: tải và cài đặt phần mềm miễn phí của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm theo các tiêu chuẩn kỹ thuật trao đổi dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc mua phần mềm khai điện tử của các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm đã được Tổng cục Hải quan kiểm tra và xác nhận.

- Trường hợp doanh nghiệp dùng phần mềm đầu cuối do Tổng cục Hải quan cung cấp sẽ được miễn phí. Doanh nghiệp tải bộ cài đặt phần mềm đầu cuối cùng hướng dẫn cài đặt tại tại địa chỉ website: www.customs.gov.vn. Doanh nghiệp sau khi vào địa chỉ trên tìm mục “Dịch vụ công” và vào mục “Phần mềm đầu cuối Hệ thống VNACCS/VICS”, hệ thống sẽ hiển thị theo thông tin và doanh nghiệp thao tác theo hướng dẫn.

            Khi sử dụng phần mềm miễn phí của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp chỉ dùng để khai báo đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, nhập khẩu và thường áp dụng cho các loại hình kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu theo loại hình gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất, cần phải quản lý nguyên liệu, vật tư nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu, doanh nghiệp có thể lựa chọn tự xây dựng phần mềm hoặc mua phần mềm có sẵn của các Công ty kinh doanh phần mềm.

            Bước 4: Sử dụng phần mềm đầu cuối để thực hiện khai hải quan

            Doanh nghiệp sử dụng phần mềm đầu cuối để thực hiện khai hải quan

            II. KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ QUA HỆ THỐNG VNACCS/VCIS

            1.Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu

            1.1 Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

            - Người khai hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai - IDC.

            1.2. Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)

            - Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

            - Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ IDB gọi lại màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

            1.3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

           1.4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan

Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

            1.4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh

            - Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”.

            - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0

            + Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến bảo lãnh, nếu số tiền bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            + Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            1.4.2  Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ

            a. Người khai hải quan

            - Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá; 

            -  Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;

            - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

            b. Hệ thống

            (1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)

            (2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

            (3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEA hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

            - Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

            · Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến bảo lãnh, nếu số tiền bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            · Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            2. Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu

            2.1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA)

            - Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị xuất khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai - EDC.

            2.2. Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDC)

            - Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

            - Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

            2.3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

            - Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

            2.4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan

            Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

            2.4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh

            - Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

            + Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến bảo lãnh, nếu số tiền bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            + Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            - Cuối ngày hệ thống tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh chuyển sang VCIS.

            2.4.2  Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ

            a.  Người khai hải quan

            - Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá; 

            -  Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;

            - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

            b.  Hệ thống

            (1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)

            (2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

            (3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEE hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

            - Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

            + Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến bảo lãnh, nếu số tiền bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            + Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            Lưu ý:

            Trường hợp doanh nghiệp không tự làm thủ tục hải quan mà thông qua các Công ty đại lý khai thu hải quan làm thủ tục, cần chọn đối tác, dịch vụ khai thuê tốt để thực hiện.